Fonds Administratif

Le set documentaire matérialisé et collecté par les titulaires des organes sociaux, associés, chefs d’orchestre et exécutants des associations / orchestres d’harmonie et autres entités et individus, désigné par fond administratif, comprend Statuts, Règlements Internes et autres procès-verbaux ou circulaires de gestion administratif; écritures et autres documents notariés; diplômes, brevets, liens, décrets ou autres (tels que ceux de l'attribution du statut d'utilité publique ou l'attribution de la reconnaissance de mérite culturel); contrats; protocoles; documents relatifs au patrimoine de l'institution; livres des minutes de l’Assemblée Générale, Direction, Conseil Fiscal, Corps Gèrents ou autre commission; livre de la possession de soi, livre de présences dans l’Assemblée Générale; jetons, cartes et livres de inscriptions et d’enregistrement des associés; livres de comptabilité, livres d’enregistrement des services fournis, avec relation d’exécutants; livres de caisse, brouillons, livres de buffet, bilans, rapports de compte; dossiers bancaires; fichier (correspondance envoyé ou reçu), copieurs; memorabilia; autre documentation pertinente. La documentation administrative récente, réalisée sur les supports digitaux, doivent être imprimés et classés. L'inventaire, catalogage, l'emballage et la copie numérique du fonds administratif sont recommandés, pour prévenir la détérioration et perte irrémédiable de la documentation de valeur historique importante.